Protocole JEC 2
TITRE II : REUNIONS ET CEREMONIES


CHAPITRE I : PROTOCOLE DES REUNIONS


Article 10
Les réunions sont les cadres institutionnels du mouvement où se réalisent la formation des membres et les prises de décisions.

Article 11
On distingue deux types de réunions: la réunion ordinaire et la réunion à caractère  officiel.
La réunion ordinaire est le cadre par excellence de la formation. Ex : La réunion de section est une réunion ordinaire.

La réunion à caractère  officiel est celle enregistrant la présence d’une instance supérieure ou d’une autorité dûment invitée ;

Article 12
Les principaux actes  du protocole des réunions JEC sont l’accueil, les débats et les informations.


Section 1 : Actes protocolaires de l’Accueil

Article 13
L’Accueil, dans le cadre des réunions JEC, correspond à la réception des responsables du mouvement et des personnalités.

Les actes protocolaires de l’accueil prennent en compte l’Arrivée, l’Installation et le Départ des hôtes.


1-  L’arrivée

Article 14
Deux types de visites peuvent se présenter à l’entité qui accueille: La visite ordinaire et la visite officielle.
La visite ordinaire est celle effectuée par un Hôte d’Honneur sans préavis à l’entité qui reçoit. La visite ordinaire est généralement pour l’entité qui accueille une visite surprise.

La visite officielle est celle effectuée par un Hôte d’Honneur dans le cadre général d’une mission  ou d’une invitation de l’entité qui accueille.

Article 15
La visite officielle exige de l’Hôte d’Honneur des échanges préalables, épistolaires ou téléphoniques, avec le service protocolaire de l’entité qui reçoit, bien avant et juste avant l’arrivée.

Article 16
L’arrivée correspond au moment où un Hôte d’Honneur foule le sol du lieu de la rencontre. 

A l’arrivée d’un Hôte d’Honneur, le responsable de l’entité qui accueille, aidé de son équipe protocolaire et des membres de son  bureau, doivent veiller à l’accueillir au pas-de-porte c’est-à-dire à l’entrée principale du lieu de déroulement de la rencontre.

Le responsable de l’entité qui accueille doit accompagner l’Hôte d’Honneur ou le faire accompagner (au cas ou d’autres Hôtes d’Honneur suivent) jusqu’à la place due. Ce cas de figure suppose que la réunion n’aurait pas encore été entamée.

Au cas où la réunion aurait été déjà entamée, le responsable de l’entité qui accueille n’est plus tenu de recevoir lui-même un quelconque hôte d’honneur au pas-de-porte; dès lors son équipe protocolaire s’en chargera et conduira l’illustre nouvelle arrivée à une place (ou à la place due si celle-ci a été prévue).

Une telle arrivée dans le cours de la réunion ne doit pas donner lieu à des perturbations. L’illustre personnalité devra être reçue et installée dans la discrétion, sans que la réunion ne soit interrompue.

Dans le cadre des visites officielles, il est malveillant qu’une réunion débute effectivement en l’absence du plus prestigieux hôte d’honneur ayant annoncé son arrivée. Toutefois si malgré tout, la réunion débute (avec son accord), il est nécessaire de « réserver vide » son siège  sise à la place d’honneur, de sorte à lui permettre de la récupérer  en  cas de retard.

2- L’installation

Article 17
L’Installation correspond à la mise en place des Hôtes d’Honneur dans les sièges  qui leur sont dus. Les Hôtes d’Honneur ont chacun droit à une place spéciale tant aux réunions ordinaires que celles à caractère officiel.

Une place solennelle et officielle dite « Place des Hôtes » constituée d’un ensemble de places ou de sièges spéciaux doit exister pour l’installation des hôtes d’honneur.

La Place des Hôtes doit être prééminente, remarquable et distante des autres places.  La première  travée de sièges de la place des Hôtes est dite « Place d’Honneur ».

La Place d’Honneur doit être distinguée, confortable et imposante. Elle  doit être réservée aux plus prestigieux des Hôtes d’Honneur en présence.


Article 18
La Place d’Honneur  doit être représentative des catégories d’hôtes d’honneur en présence.

Le plus prestigieux des Hôtes d’Honneur en présence doit nécessairement être installé au centre de la Place d’Honneur.

Le Responsable de l’entité qui accueille doit être installé à la gauche des invités d’honneur, mais près de celui ayant le titre le moins grand.

A la place d’honneur, la personne la plus prestigieuse des Personnalités devance et a préséance sur la personne la plus prestigieuse des Responsables du mouvement.

Dans des cas exceptionnels, tels qu’en présence d’une autorité civile, politique ou religieuse éminente, la Place d’Honneur peut être constituée d’une seule place ou d’un seul siège  revenant d’office à l’autorité en question.  

Article 19
L’installation à la Place des Hôtes  doit tenir compte des préséances de catégories et de titres; La catégorie devançant le titre.

Article 20
Les Hôtes d’Honneur d’une même catégorie doivent figurer dans le même bloc à la Place des Hôtes.

Les Hôtes d’Honneur d’une même catégorie doivent être installés en fonction des titres; Le titre le plus grand en position centrale, les autres de part et d’autre de façon décroissante.

Article 21
Les Responsables du mouvement doivent être installés en fonction du rang de leur instance; l’instance supérieure devançant l’instance inférieure.

Article 22
La table de séance doit veiller à présenter chacun des Hôtes  d’Honneur à l’assemblée au début ou au plus tard avant la fin de la réunion.

 

3- Le départ

Article 23
Un Hôte d’Honneur peut demander à se retirer à tout moment d’une réunion JEC  s’il le désire.

La demande de retrait peut être formulée verbalement ou par écrit par l’hôte aux responsables de l’entité qui l’accueille, de préférence dès le début de la rencontre.

L’hôte d’honneur qui désire se retirer avant la fin de la réunion a droit à la parole s’il veut en informer lui-même l’assemblée et prendre congé d’elle.

Tout hôte d’honneur qui désire se retirer avant la fin de la réunion, a droit à être raccompagné au moins jusqu’au pas-de-porte par l’équipe protocolaire de l’entité qui l’a accueilli.

Article 23
A la fin de la réunion,  le responsable de l’entité qui a accueilli, aidé des autres responsables de l’entité et de l’équipe protocolaire doivent raccompagner tous les hôtes d’honneur.

Article 24
Les délégués officiellement en mission peuvent avoir droit à une prise en charge susceptible de couvrir les frais de transport. Ce forfait doit être assuré par l’entité accueillante.

Dans le cadre de sa visite, le délégué doit, au moins :
-Contrôler  les documents de travail de l’instance visitée;
-S’enquérir  des dysfonctionnements  au  sein de  l’instance visitée (membres, aumônier, conseillers, encadreurs…) ;
-S’enquérir de l’état des finances ;
-S’enquérir  des difficultés  particulières  rencontres  par  le  diocèse  en  général ;
-Faire des propositions  au  Bureau qui l’a mandaté.


Section 2-  Actes protocolaires des Débats


Article 25
Les actes protocolaires des débats  correspondent d’une part à l’ordre des interventions des personnalités  et des responsables du mouvement; et d’autre part au contenu de la parole délivrée.

Article 26
Tout hôte d’honneur peut donner son avis et cela à tout moment, sur une question précise au cours d’un débat en cours lors d’une réunion ordinaire.

Aucune procédure particulière n’existe en  matière d’ordre  d’interventions lors des réunions; il est toutefois recommandé de ne pas monopoliser  la parole et de s’en  tenir aux prescriptions de la table de séance.               

Les personnalités n’ont droit à la parole qu’à titre consultatif au cours des réunions. Leur intervention est recommandée sur un sujet donné, après avis des membres de l’instance sur le sujet en question.


Section 3-  Actes protocolaires des Informations

Article 27
Les actes protocolaires des informations concernent d’une part l’ordre dans lequel celles-ci doivent être données lors des rencontres; et d’autre part,  le contenu de ces informations.
 
Article 28
Les informations se donnent par ordre croissant de préséance des instances, par les différents représentants.
Lorsqu’une instance supérieure doit donner une information aux membres d’une instance inférieure, elle doit en informer les responsables de cette instance.


Section 4-  Procédures des réunions JEC

Article 29
Les réunions JEC doivent respecter une certaine procédure. Mais, Il faut distinguer  réunion de Section  et  réunion de Bureau(x).

Concernant la Réunion de section, les étapes sont les suivantes :
Prière d’ouverture- Présentation de la table de séance et des invités -Ordre du jour ()- Débats- Informations- Présentation des nouveaux venus – Divers – Prière finale.

Relativement à la Réunion de Bureau(x), il convient de la procédure ci-après :
Prière d’ouverture- Présentation de la table de séance - Appel (Présent/absent) - Lecture et adoption du PV de la dernière réunion – Proposition d’ordre du jour – Timing (tranche horaire) – Débats - Informations – Divers – Prière finale.


CHAPITRE II : PROTOCOLE DES CEREMONIES OFFICIELLES


Article 30
Les cérémonies officielles sont les rencontres à caractère solennel organisées par une entité du mouvement, auxquelles prennent part des personnalités et les responsables du mouvement. Ex. : La rentrée solennelle, la semaine JEC et l’Action Nationale sont des cérémonies officielles du mouvement.

Toute participation à une cérémonie officielle est conditionnée par un courrier ou une carte d’invitation dûment adressée à qui de droit.

Article 31
Le mouvement doit nécessairement être représenté à la table d’honneur à tr avers son ou ses plus  prestigieux responsable(s)  en titre,  parmi les responsables du mouvement en présence.

Les principaux actes du protocole des cérémonies officielles sont L’accueil, l’Allocution et le Cocktail.

Section 1-  Actes protocolaires de l’Accueil
     
Article 30
Les actes protocolaires de L’Accueil des invités d’honneur (Arrivée, Installation et Départ)  obéissent aux mêmes principes généraux  que ceux édictés dans le cadre des réunions JEC vis-à-vis des hôtes d’honneur. 

La  Préséance  revêt un caractère  plus  prépondérant lors des cérémonies officielles. Ainsi, les invités d’honneur doivent être installés en fonction des catégories et des titres en présence.

Les blocs de catégories  doivent être nettement distincts et les titres doivent rigoureusement être respectés dans l’Installation au sein d’un même bloc.

Article 31
Le responsable de l’entité qui accueille doit installer à sa droite les différentes hôtes d’honneur en commençant par  celui des hôtes qui a le titre le plus bas.


Section 3- Actes Protocolaires des Allocutions

Article 32
Les actes protocolaires  de l’Allocution correspondent à la partie de la cérémonie officielle réservée aux discours officiels. Ils portent sur l’ordre du discours. L’ordre du discours désigne la succession harmonieuse des intervenants. Il prend en Compte les catégories et les titres des intervenants.

L’ordre exhaustif du discours (au cas où toutes les personnalités doivent intervenir) est le suivant:
-Le Président du Comité d’Organisation
-Le Responsable de l’entité JEC qui accueille
-Les Responsables  des Instances supérieures de la JEC dans l’ordre croissant.  
-Le Clergé (Aumônier, Evêque…)
-Les Autorités Civiles (DG, PCA, Parrain...)
-Les Autorités Politiques (Président d’institution, Ministre, Député, Gouverneurs, maire…)

Article 33
Au cours des cérémonies officielles, la personnalité qui a la préséance assumera le plus souvent la présidence de la cérémonie ou sera l’hôte d’honneur du président de la cérémonie ou du parrain.


Section 1- Actes protocolaires du Cocktail

Article 34
Les actes protocolaires  du Cocktail correspondent à la partie de la cérémonie officielle où les invités d’honneur sont « appelés » à table.

Les personnalités et les responsables du mouvement ont droit à un Cocktail lors des cérémonies officielles.

Article 35
Il existe deux types de Cocktail : le Cocktail  débout et le Cocktail  assis.
Le Cocktail  débout doit être de préférence servi  après une cérémonie officielle de moins de deux heures. 
Le Cocktail assis doit être de préférence servi  après une cérémonie officielle de plus de deux heures. 

Les personnalités et les responsables du mouvement peuvent prendre le Cocktail ensemble.

Article 36
Les invités d’honneur doivent être servis séparément des membres de l’entité  hôte, hormis les responsables de cette entité.

L’entité JEC qui offre le Cocktail doit indiquer  le contenu du Cocktail et  convier les invités d’honneur à prendre le Cocktail.  

Une prière doit toujours être dite avant le Cocktail.

 

CHAPITRE III : LES CEREMONIES PARTICULIERES

Article 37
Les cérémonies particulières sont relatives au soutien à apporter à un frère jéciste en difficulté.  Elles portent sur les cérémonies funéraires d’une part et d’autre part sur l’organisation de visites à rendre à un jéciste gravement malade ou victime d’un grave accident.

Section 1- Cérémonies funéraires


Article 38
Il faut distinguer  le décès d’un parent très proche du jéciste et du décès du jéciste lui-même.

Concernant le décès d’un proche du jéciste,  le soutien pourra se faire en :
-Se déplaçant au domicile familiale du jéciste pour la présentation officielle des condoléances ;
-Formant une délégation qui devra être présente aux différentes veillées et à l’enterrement ;
-Levant une contribution matérielle ou financière à l’intention du jéciste.
Toute instance informée d’une telle situation devra adresser un courrier de « Condoléances » au jéciste concerné.
L’instance dont le jéciste est issu devra recevoir les autres instances et organier avec elles la participation aux  différentes étapes sus indiquées.

Le CC et Le BN, s’ils sont informés, peuvent dans la limite de leurs possibilités, se faire représenter.
L’institution de la caisse de solidarité pourra permettre au BN de porter une assistance efficiente au jéciste.

Relativement au décès d’un jéciste, l’instance dont le défunt est issu devra recevoir les autres instances et organiser avec elles la participation aux différentes étapes qui sont :
-La présentation officielle des condoléances à la famille éplorée ;
-La Levée une contribution matérielle ou financière à l’intention du jéciste. A ce sujet, l’institution de la caisse de solidarité pourra permettre au BN de porter une assistance efficiente aux obsèques du jéciste.
-La présence de toutes les instances aux veillées ;
-Le piquet d’honneur réalisé par l’instance dont le défunt est issu ;
-La couverture du cercueil avec le pagne JEC national ;
-Avant l’enterrement, retirer le pagne, le plier solennellement et le remettre à la famille du défunt par le
  BN ou son représentant ;
-L’instance dont le défunt est issu portera le corps jusqu'à sa mise en terre ;
Le port de l’uniforme national par tous les jécistes est souhaité pour toutes ces étapes ;

Article 39
La participation effective des jécistes à toutes ces étapes ne sera possible qu’avec l’accord préalable des parents du défunt.

Toute instance informée d’une telle situation devra adresser un courrier de « Condoléances » à l’instance  dont le membre est décédé. En plus du premier courrier adressé à l’instance, seul le Bureau National devra rédiger  un second courrier au nom de la JEC nationale et l’adresser à la famille du défunt.

La première réunion qui suit l’annonce du décès du jéciste, doit être consacrée spécialement au défunt. Ce sera une réunion d’hommages (Souvenirs, témoignages, prières, recueillements et réjouissances…).

Section 2- Visite à un jéciste gravement malade ou victime d’un grave accident

Article 40
Lorsqu’un jéciste est victime d’un accident ou s’il souffre d’une grave maladie, il doit bénéficier du soutien de ses frères jécistes.

-l’Instance dont il est issu doit, dans les plus brefs délais, lui rende visite et par la suite lui apporter dans la mesure du possible une aide d’une quelconque nature (voir caisse de solidarité).
-Les autres Instances, si elles  sont informées devront mener une démarche similaire.
-Toute instance informée d’une telle situation devra, à défaut d’accomplir les étapes précédentes, adresser un courrier de « Compassion » ou de « prompt rétablissement » au jéciste concerné.

Le CC et Le BN, s’ils sont informés, peuvent dans la limite de leurs possibilités, se faire représenter.
L’institution de la caisse de solidarité pourra permettre au BN de porter une assistance efficiente au jéciste.

En dehors de toute maladie ou accident, le jéciste peut recevoir le soutien de ces frères et sœurs lorsqu’il se trouve dans des situations complexes (…).



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